Instandhaltung für SAP mit Adobe Interaktive Forms


Flexus AG

Erweitern und Vereinfachen Sie Ihren Instandhaltungsprozess


Bei der Instandhaltung mit Adobe interactive forms handelt es sich um eine Erweiterung unserer Instandhaltungslösung für SAP. Mit dieser ist es Ihnen ab sofort möglich, auch per PDF Instandhaltungs-Meldungen anzulegen und Rückmeldungen zu erfassen. Diese werden direkt in SAP erzeugt und integriert! So sind nun keine komplizierten SAP-Transaktionen und Meldungen per Telefon oder Mail mehr nötig, sondern ein intuitives PDF mit hohem Automatisierungsgrad reicht aus, um am Instandhaltungsprozess teilnehmen zu können. Folgende Szenarien können Sie durch die Erweiterung im Instandhaltungsprozess abdecken:

 

 

Szenario 1:Instandhaltungsmeldung ohne SAP-Zugang anlegen

 

Mittels eines interaktiven PDF-Formulars, welches nach Ihren Vorstellungen im LifeCycle Designer erstellt und designt wird, können Mitarbeiter eine neue Meldung erstellen. Innerhalb dieses Formulars geben die Mitarbeiter unterschiedliche Daten an, die für den Instandhaltungsprozess relevant sind. Es handelt sich dabei beispielsweise um Kontaktdaten der entsprechenden Person, Angabe zur Position der Maschine im Werk und Informationen zur Problemstellung. Zusätzlich können im Formular Bilder hochgeladen werden, um das Problem leichter zu identifizieren.

Nachdem das PDF-Formular ausgefüllt wurde, wird es per Mail direkt an das SAP System gesendet und eine neue Instandhaltungsmeldung angelegt. Hierbei sind Empfänger und Betreff bereits vorbelegt, um dem Melder den Prozess weitgehend zu erleichtern und Fehler zu vermeiden. Bei erfolgreicher Meldungsanlage in SAP erhält der Mitarbeiter eine Bestätigung mit seiner Meldungsnummer per Mail. Ein integriertes Fehlermanagement sorgt zudem dafür, dass mögliche Fehler in der Anlage dem verantwortlichen Team gemeldet werden und diese die Meldung entsprechend manuell überarbeiten können.

Durch diese Erweiterung wird eine neue Instandhaltungsmeldung auch von Mitarbeitern direkt in SAP angelegt, ohne dass ein eigener SAP-User vorhanden ist. Sie sparen sich somit zusätzliche Lizenzen und vereinfachen den Anlageprozess für ihre Mitarbeiter.

 

1

PDF Design und Erstellung

Die PDF wird mit dem LifeCycle Designer erstellt und kann mit beliebigen Daten ausgestattet werden
2

Meldungsdaten im PDF ausfüllen

Zur Meldungsanlage kann das generierte PDF von Ihren Mitarbeitern bearbeitet werden
3

Mailversand an das SAP System

Durch den automatischen Mailversand werden die Inhalte des PDF-Dokuments dem SAP System gemeldet.
4

Meldungsanlage in SAP

Die erfolgreiche Meldung ist in der Meldungsübersicht zu sehen.

Szenario 2: Rückmeldungen per PDF erfassen

Auch im Zuge der Auftragsrückmeldung können Ihre Mitarbeiter ab sofort PDF-Dokumente verwenden. Zu Beginn des Arbeitstages kann der Arbeitsvorrat für den Tag als PDF aus SAP heruntergeladen werden. Diese Aufträge können dann im Laufe des Tages offline barbeitet werden und Informationen zur Arbeitszeit, den Arbeitsmitteln und eine Lösungsbeschreibung direkt im PDF Dokument vermerkt werden. Am Ende des Arbeitstages reicht eine Synchronisierung in SAP für die erfolgreiche Rückmeldung.  Anschließend bieten sich Ihnen zwei Möglichkeiten:

Entweder werden die Dokumente manuell in Ihr SAP System hochgeladen oder wie bereits in Szenario 1 beschrieben per Mail an das SAP System gesendet und automatisch eine Rückmeldung angelegt. So können Rückmeldungen nun auch ohne SAP-User erzeugt werden. Auch die Berücksichtigung von Einzelrückmeldungen ist in unsere Erweiterung vorgesehen und realisierbar.

Sie interessieren sich für eine Instandhaltungslösung oder haben bereits unsere Flexus Lösung im Einsatz und möchten diese durch die neue Funktion erweitern? Sprechen Sie uns gerne an – unsere Kollegen beantworten Ihre Fragen.

Wir freuen uns auf den gemeinsamen Austausch.

 

 

Exkurs: Was ist Adobe Interactive Forms?

Adobe Interactive Forms ermöglicht die Erstellung von interaktiven Formularen im PDF-Format. Der Benutzer kann die Daten direkt im Formular ausfüllen. Über Upload oder direkten Versand an eine zentrale SAP-Emailadresse werden die Daten automatisch verarbeitet und entsprechende Buchungen im SAP System ausgelöst.

Folgende Vorteile bieten sich daraus:

  • Einfache Designerstellung von Formularen 
  • SAP-Werte und Daten können fest oder zur Auswahl direkt hinterlegt werden
  • Daten können offline erfasst werden (Online-Verbindung dann nur bei Mailversand notwendig)
  • Mit bestehender Hardware kann gearbeitet werden
  • Zentraler SAP-User für Upload

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