Inventur mit SAP EWM - Überblick

 

Inventur in SAP EWM

Bestände bei der Inventur mit SAP EWM erfassen
 


Mindestens einmal im Jahr steht sie an: die Inventur. Von vielen als lästig empfunden, ist sie dennoch zwingend notwendig. Zum einen, da sie vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist, zum anderen aber auch, um den realen Bestand zu erfassen. Damit die Inventur mit SAP möglichst stressfrei und mit einem geringen zeitlichen Aufwand durchgeführt werden kann, sind effektive mobile Lösungen für die Zählung das A und O. Durch die Digitalisierung ergeben sich hier viele neue Potenziale in der Schnelligkeit der Durchführung, was wiederum zu einer Kostensenkung führt.

Nutzen der Inventur mit SAP und Inventurarten

Die Inventur bezeichnet die regelmäßige körperliche Bestandsaufnahme aller Lagerbestände zu einem bestimmten Zeitpunkt. Der tatsächlich vorhandene und der buchhalterische Bestand werden verglichen, um mögliche Differenzen aufzudecken. Trotz der Verwendung eines Lagerveraltungssystems wie dem SAP Extended Warehouse Management (EWM), können solche Differenzen entstehen, wenn Fehler bei der Erfassung von Zu- und Abgängen passieren. Zur Zählung stehen verschiedene Inventurverfahren zur Verfügung.

Permanente Inventurverfahren:

  • Ad-hoc Inventur (Lagerplatz- und Produktbezogen):

Dieses Inventurverfahren ist manuell gesteuert. Sie zählen zu einem beliebigen Zeitpunkt im Geschäftsjahr den Bestand eines Lagerplatzes oder Produktes. 

  • Niederbestandskontrolle / Nullkontrolle (Lagerplatzbezogen):

Wenn nach einer Auslagerung aus einem Lagerplatz ein definierter Grenzwert des Bestandes unterschritten wird, wird die Inventur automatisch angestoßen. Der Kommissionierer kann den Bestand ohne großen Aufwand erfassen, da nur noch eine kleine bzw. keine Menge auf dem Lagerplatz vorhanden sein sollte.

  • Einlagerungsinventur (Lagerplatzbezogen):

Ähnlich wie die Niederbestandskontrolle wird auch die Einlagerungsinventur während des laufenden Betriebs durchgeführt. Bei der ersten Einlagerung auf einem Lagerplatz im Geschäftsjahr findet die Inventur statt. 

  • Cycle-Counting:

Beim Cycle-Counting Inventurverfahren werden Produkte in regelmäßigen Zeitabständen innerhalb eines Geschäftsjahres inventarisiert. Die Zeitabstände hängen vom jeweiligen Produkt ab.

  • Stichprobeninventur:

Die Stichprobeninventur kann nur über die Anbindung externer Software auch im SAP EWM umgesetzt werden. Im Standard ist dies nicht vorgesehen.

 

Stichtagsinventur / Jährliche Inventur:

  • Zu einem bestimmten Stichtag im Geschäftsjahr werden die Bestände erfasst. Dieses Verfahren wird dann verwendet, wenn permanente Verfahren aufgrund von lagertechnischen oder organisatorischen Gründen nicht sinnvoll sind oder Lagerplätze während des Geschäftsjahres nicht gezählt wurden, da bspw. keine Auslagerung stattgefunden hat. 

 

Ablauf der Inventur:

Der Ablauf der Inventur kann grundsätzlich in drei verschiedene Phasen unterteilt werden: 

  • Inventurvorbereitung: 

Während der Inventurvorbereitung werden die Inventurbelege mit den zu zählenden Beständen erstellt und aktiviert, die Produkte für Buchungen gesperrt und evtl. die Inventurbelege gedruckt und verteilt. 

  • Inventurzählung:

Während der Inventurzählung werden die Bestände im Lager gezählt und das Zählergebnis in den ausgedruckten Inventurbeleg oder bei Verwendung einer mobilen Lösung direkt ins System übertragen. 

  • Auswertung und Ausbuchung der Differenzen:

Die Zählergebnisse werden manuell ins System übertragen, wenn diese auf dem Ausdruck erfasst wurden. Bei Abweichungen können Nachzählungen veranlasst oder die Inventurdifferenz ausgebucht werden. 

Prozess der Inventurzählung im SAP EWM Standard

Das SAP Extended Warehouse Management bietet verschiedene Lösungen für Inventurzählungen an. Je nach technischen Gegebenheiten werden Lösungen bereitgestellt, welche bei einer papierbasierten oder Online-Inventur unterstützen. 

Die SAP GUI Transaktion und die Fiori Anwendung bilden hierbei den papierbasierten Prozess ab. Der Inventurbeleg wird mit den Anwendungen erstellt, freigegeben und auf Papier ausgedruckt. Die gedruckte Zählliste wird an die Mitarbeiter verteilt, welche die Zählungen hierauf erfassen. Anschließend müssen die Zählungen vom Papier ins System übertragen werden. Der Vorteil dieses Prozesses besteht darin, dass keinerlei technische Gegebenheiten (Hardware, Software, WLAN, etc.) benötigt werden. Allerdings entsteht durch die Erfassung der Zählung auf Papier und anschließender Übertragung ins System ein doppelter – zeitlicher – Aufwand. Des Weiteren besteht so auch die Gefahr, dass Übertragungsfehler entstehen. 

Mit der mobile RFUI Lösung in SAP können Zählungen direkt online vorgenommen werden. Ein Ausdruck des Inventurbelegs für die Zählung ist hiermit nicht notwendig, da die entsprechenden Daten am Display des MDE Geräts erscheinen. Die Zählergebnisse werden am mobilen Gerät erfasst und direkt ins System übertragen. Die mobile SAP RFUI Lösung unterstützt hierbei lediglich die veraltet ITS Technologie. Für viele Anwender wirken die SAP Anwendungen unübersichtlich und schwer bedienbar. Für Anwendungen, welche nur einmal jährlich (im Falle der Stichtagsinventur) bedient werden, ist aber eine intuitive Bedienung unabdingbar.

SAP Fiori Anwendung zur papierbasierten Zählung

SAP Fiori Anwendung zur papierbasierten Zählung

Inventurbeleg in SAP GUI bearbeiten

Inventurbeleg bearbeiten in der SAP GUI

Inventurzählung mittels des SAP RFUI

Inventurzählung mittels des SAP RFUI

Add-Ons der Flexus AG

Digital erstelle und unterschriebene Inventurzählung

Die Flexus AG bietet eine mobile Inventurlösung im SAP EWM auf Basis von SAP Fiori als Erweiterung zum Standard an. Mit dieser Inventurlösung können Zählungen direkt im System erfasst und gespeichert werden. Alle Funktionen des SAP Standards sind darin vollständig integriert. Erweitert wird die Inventurlösung der Flexus AG durch nützliche Zusatzfunktionen wie der Dokumentation der Zählungen.

Durch die übersichtlich gestaltete und intuitiv bedienbare Oberfläche werden die Mitarbeiter beim Zählen unterstützt. Dies beschleunigt erheblich das Arbeiten und reduziert Fehleingaben. 

Mit dem geführten Abschluss können die Zählungen direkt am Scanner mittels Sign-On-Glass vom Zähler unterschrieben und bestätigt werden. Eine Zählliste wird als PDF erstellt und im SAP System abgelegt und archiviert. Ein Ausdruck auf Papier ist somit weder für die Zählung noch für die Archivierung nötig. 

Die Inventur-App der Flexus AG ist dabei geräteunabhängig einsetzbar. Die moderne Fiori Oberfläche passt sich an die verschiedenen Gerätetypen an. Für die unterschiedliche Hardware werden speziell angepasste Bedienkonzepte unterstützt. Somit kann ein scanbasierter Ablauf auf MDEs oder ein touchbasierter Ablauf auf Tablets durchgeführt werden. Gerade bei einer Stichtagsinventur können so alle im Unternehmen vorhandene Geräte verwendet werden, um die Inventur in einem möglichst kurzen Zeitrahmen abzuschließen.

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Inventurzählung mit der mobilen Lösung der Flexus AG

Geführter Abschluss und Unterschrift der Zählung

Geführter ABschluss und Unterschrift der Zählung

Vorteile der Inventur mit SAP EWM

Mit der mobilen Lösung der Flexus AG können Unternehmen den Inventurprozess effizienter und sicherer gestalten. Zählungen können durch die vereinfachte und optimierte Darstellung beschleunigt werden. Mithilfe der modernen und übersichtlichen Oberfläche werden Fehleingaben reduziert. Durch die digitale Archivierung der Zählung können Ausdrucke vermieden und Zählergebnisse ohne Aufwand für Jahre archiviert und nachverfolgt werden.

Nicht zuletzt wird das System durch eine intelligente, auftragsabhängige Batteriesteuerung ergänzt. In Zeiten niedriger Auftragslast werden die Fahrzeuge zum Laden geschickt, sodass sie vollgeladen wieder in die Bearbeitung der Fahraufträge einsteigen können, wenn die Auftragslast wieder steigt.

Autor - Roland Fakesch
Autor - Roland FakeschSAP WM und EWM Berater
Im Zuge seiner Tätigkeit bei Flexus berät er erfolgreich Kunden im Bereich der Mobilen Lösungen unter SAP WM und SAP EWM. Er realisiert in diesem Rahmen Projekte und berät Kunden bei der individuellen Prozessoptimierung.

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