Herausforderungen im Besuchermanagement
Jeden Tag betreten zahlreiche Besucher das Werksgelände Ihres Unternehmens – von Lieferanten und Geschäftspartnern bis hin zu externen Dienstleistern. Doch wie gut behalten Sie wirklich den Überblick darüber, wer sich dort aufhält? In vielen Betrieben läuft das Besuchermanagement noch immer über manuelle Prozesse: Besucher melden sich an der Pforte, füllen handschriftliche Formulare aus und erhalten Sicherheitsunterweisungen auf Papier. Doch diese analoge Vorgehensweise bringt einige Probleme mit sich.
Mangelnde Kontrolle und Sicherheitsrisiken
Ein ausgedrucktes Sicherheitsmerkblatt stellt sicher, dass Besucher über Vorschriften informiert werden – doch ob die Person die Hinweise wirklich gelesen und verstanden hat, bleibt oft unklar. Ohne digitale Nachverfolgbarkeit gibt es keine Garantie dafür. Hinzu kommt, dass analoge Prozesse fehleranfällig sind: Besucherlisten auf Papier können verloren gehen oder unleserlich sein, und im Notfall fehlt eine schnelle Übersicht darüber, wer sich gerade auf dem Werksgelände befindet.
Ineffizienz und administrative Mehrbelastung
Ein nicht-digitales Besuchermanagement bedeutet häufig einen hohen Verwaltungsaufwand. Lange Wartezeiten an der Anmeldung, mühsame handschriftliche Erfassungen und nachträgliche manuelle Auswertungen kosten Zeit und Ressourcen. Besonders in größeren Unternehmen mit hohem Besucheraufkommen führt dies zu vermeidbaren Verzögerungen.
Mehr Sicherheit durch ein digitales Besuchermanagement
Um diese Herausforderungen zu lösen, wurde ein digitales Besuchermanagement als Modul des FlexYards entwickelt. Diese Erweiterung ermöglicht eine vollständig digitalisierte Anmeldung und Verwaltung von Besuchern. Sie profitieren von mehr Transparenz, erhöhter Werkssicherheit und optimierten Abläufen – alles in einer zentralen Lösung.
Der folgende Beitrag zeigt, wie das FlexYard Besuchermanagement funktioniert, welche Vorteile es bietet und warum es die Zukunft eines effizienten und sicheren Werksbesuchs darstellt.
Überblick: FlexYard Besuchermanagement
Das FlexYard Besuchermanagement ist eine Erweiterung des bestehenden Yard Management Systems und bietet Ihnen eine vollständig digitale Lösung zur Verwaltung ihrer Besucherströme. Ziel ist es, den gesamten Anmeldeprozess zu optimieren, Sicherheitsvorgaben effizient umzusetzen und eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Digitale Anmeldung und einfache Handhabung
Mit dem digitalen Besuchermanagement können Besucher sich vorab registrieren, wodurch Wartezeiten am Empfang reduziert werden. Alternativ ist eine unangekündigte Anmeldung auch direkt vor Ort am Terminal möglich – papierlos und benutzerfreundlich. Die erfassten Daten werden automatisch verarbeitet und in das bestehende SAP-System integriert. So haben Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über anwesende Besucher.
Integrierte Sicherheitsunterweisungen und Zugangsmanagement
Ein zentrales Element ist die digitale Sicherheitsunterweisung, die Besucher vor ihrem Zutritt absolvieren müssen. So können Sie nachvollziehen, ob die Unterweisung vollständig durchlaufen wurde, und sicherstellen, dass alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Zusätzlich kann nach der Sicherheitsunterweisung ein Multiple-Choice-Test integriert werden, der überprüft, ob der Besucher die Inhalte verstanden hat. Darüber hinaus lassen sich Gültigkeiten in Bezug auf das Zugangsrecht und auf die Sicherheitsunterweisung individuell definieren. Je nach Besucherkategorie können unterschiedliche Prozessabläufe definiert werden, womit eine hohe Skalierbarkeit geschaffen wird.
Lückenlose Dokumentation und mehr Transparenz
Durch die zentrale Verwaltung aller Besucherdaten sowie das Definieren von Status wird genau dokumentiert, wer sich auf Ihrem Werksgelände aufhält. Zusätzlich lässt sich Ihre vor Ort vorhandene Hardware, wie zum Beispiel Drehkreuze, nahtlos in das FlexYard Besuchermanagement integrieren. Dies erhöht nicht nur die Sicherheitsstandards, sondern erleichtert auch die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und internen Richtlinien.
Das FlexYard Besuchermanagement bringt somit nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis mit sich, sondern sorgt auch für ein Höchstmaß an Transparenz und Sicherheit im gesamten Besuchsprozess.
Prozessablauf im FlexYard Besuchermanagement
1. Besucherregistrierung in FlexYard
Die Besucherregistrierung erfolgt über das FlexYard, in dem ein interner Mitarbeiter den geplanten Besuch anlegt. Dabei werden bereits grundlegende Informationen wie Name, E-Mail-Adresse, Firma und Besuchszeitraum erfasst. Der Besucher erhält anschließend eine automatische Einladung mit einem Link zur Voranmeldung . Diese erfolgt über einen externen Identitätsprovider (IDP), der eine sichere Authentifizierung ermöglicht. Besucher müssen somit keinen eigenen SAP-Benutzer besitzen, sondern melden sich über ihre E-Mail-Adresse an. Alternativ dazu kann auch eine kundeneigene Cloud mittels einer Schnittstelle angebunden werden.
2. Voranmeldung des Besuchers
In der Voranmeldung überprüft der Besucher seine persönlichen Daten, akzeptiert Datenschutzrichtlinien und durchläuft eine Sicherheitsunterweisung, die über Fiori-Technologie bereitgestellt wird. Im Anschluss wird ein Multiple-Choice-Test durchlaufen. Nach erfolgreichem Abschluss erhält der Besucher einen QR-Code oder eine Registrierungsnummer, die er beim Check-in am Werkseingang benötigt.
3. Check-in vor Ort
Beim Betreten des Betriebsgeländes scannt der Besucher seinen QR-Code an einem Terminal oder Tablet. Falls keine Voranmeldung erfolgt ist, durchläuft er stattdessen einen Prozess für Besucher ohne Voranmeldung, bei dem die Daten manuell eingegeben werden müssen. Nach erfolgreichem Check-in wird automatisch ein Besucherausweis für den Werksbesuch ausgedruckt. Außerdem wird der zuständige interne Ansprechpartner automatisch per E-Mail über die Ankunft informiert. Anschließend erhält der Besucher Zutritt durch das Scannen seines QR-Codes am Drehkreuz.
4. Check-out – Der Besucher verlässt das Werksgelände
Nach Abschluss seines Besuchs meldet sich der Besucher am Terminal oder Drehkreuz ab. Durch das erneute Scannen seines QR-Codes oder die Eingabe seiner Registrierungsnummer wird der Check-out im System erfasst. Damit wird sichergestellt, dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer sich noch auf dem Gelände befindet.
5. Registrierung abgeschlossen
Mit dem Ablauf der Zutrittsgültigkeit wird die Besuchererfassung automatisch auf „abgeschlossen“ gesetzt. Das bedeutet, dass der Besuch endgültig beendet ist und keine weiteren Aktionen mehr notwendig sind.
Cockpit Besucherplanung – zentrale Verwaltung auf einen Blick
Das Cockpit Besucherplanung im FlexYard Besuchermanagement bietet Unternehmen eine zentrale Steuerungseinheit, die sämtliche Besucherbewegungen transparent und nachvollziehbar abbildet.
Alle Besucherinformationen auf einen Blick
Die Besucherplanung ermöglicht es, sämtliche relevanten Informationen zu Besuchern übersichtlich darzustellen. Anstatt zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herzuwechseln, kann der interne Mitarbeiter den Prozessschritt „Besucherregistrierung“ mit einem einfachen Klick auf den Button „Neue Besucherregistrierung“ ausführen. Damit wird der erste Schritt der Besucheranmeldung Ihrer Gäste direkt im System erfasst – effizient und benutzerfreundlich.
Flexible Filtermöglichkeiten für gezielte Auswertungen
Mit der Filterfunktion lassen sich Besucherdaten schnell und präzise selektieren. Nutzer können anhand verschiedener Kriterien – wie Registrierungsnummer, Name, Firma, Besucherkategorie oder Zeitraum – gezielt nach relevanten Informationen suchen. Dies erleichtert nicht nur die Organisation, sondern auch das schnelle Auffinden spezifischer Datensätze.
Umfassende Reporting-Funktionen für maximale Transparenz
Eine lückenlose Dokumentation aller Besucherdaten ist essenziell für ein sicheres Werksmanagement. Dank der integrierten Reporting-Funktion können Bewegungen und Registrierungen in Echtzeit eingesehen und analysiert werden. Alle relevanten Daten lassen sich mühelos mit FlexRules auswerten und exportieren – für eine optimale Nachverfolgbarkeit und höchste Sicherheitsstandards.
Notfallmanagement: Sofortmaßnahmen per Knopfdruck
Sicherheit geht vor! Daher verfügt das Cockpit Besucherplanung über einen Alarm- bzw. Notfallbutton, der im Ernstfall sofort eine Liste aller anwesenden Personen generiert und diese automatisch an die zuständigen Stellen weiterleitet. Zusätzlich werden betroffene Besucher per SMS in ihrer jeweiligen Landessprache über notwendige Maßnahmen informiert – sei es die Evakuierung eines Gebäudes oder das Aufsuchen eines Sammelpunktes.
Mit dem Cockpit Besucherplanung setzt Flexus neue Maßstäbe im digitalen Besuchermanagement. Eine intuitive Bedienung, flexible Filtermöglichkeiten, Echtzeit-Reporting und integrierte Sicherheitsmaßnahmen machen es zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Besucherprozesse effizienter und sicherer gestalten möchten.
Vorteile des digitalisierten Besuchermanagements
Das moderne, digitalisierte FlexYard Besuchermanagement bringt zahlreiche Vorteile mit sich – von einer effizienteren Organisation bis hin zu mehr Sicherheit auf dem Werksgelände. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
1. Skalierbarkeit und Flexibilität
Mit der Möglichkeit, verschiedene Besucherkategorien und -prozesse individuell zu definieren, ist das System auf die Bedürfnisse unterschiedlichster Unternehmen anpassbar. Besuchszeiten lassen sich unabhängig von Empfangsöffnungszeiten managen, und Sicherheitsprozesse können flexibel in bestehende Systeme integriert werden.
2. Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Die digitale Registrierung und Verwaltung von Besuchern reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Lange Wartezeiten entfallen, und manuelle Prozesse wie das Ausfüllen von Papierformularen gehören der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren von schlankeren Abläufen und einer höheren Produktivität.
3. Entlastung der Mitarbeiter
Durch die Automatisierung vieler Verwaltungsaufgaben werden Mitarbeiter im Empfangs- und Sicherheitsbereich entlastet. Sie können sich auf wichtigere Tätigkeiten konzentrieren, während das System zuverlässig die Besucherkoordination übernimmt.
4. Erhöhte Sicherheit und Transparenz
Ein digital verwaltetes Besuchermanagement ermöglicht eine lückenlose Dokumentation und Nachverfolgbarkeit aller Besucherbewegungen. Zudem stellt das System sicher, dass Besucher die erforderlichen Sicherheitsunterweisungen durchlaufen und gegebenenfalls ihr Wissen per Test nachweisen. Im Notfall steht eine aktuelle Liste aller anwesenden Personen zur Verfügung, was die Reaktionsfähigkeit erheblich verbessert.
5. Individuelle Anpassung an Sicherheitsanforderungen
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Sicherheitsanforderungen – sei es in Bezug auf Zutrittsrechte, Unterweisungen oder Notfallmaßnahmen. Das Besuchermanagement von Flexus lässt sich individuell an diese Vorgaben anpassen und sorgt so für ein maßgeschneidertes Sicherheitskonzept.
Fazit: Effizientes, flexibles und sicheres Besuchermanagement
Das digitale Besuchermanagement von Flexus bietet eine zukunftssichere Lösung, um den Besucherstrom auf Ihrem Werksgelände effizient zu steuern und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Mit flexiblen Prozessen, einer nahtlosen Integration in bestehende Systeme und einer transparenten Dokumentation aller Besucherdaten stellt das System sicher, dass Sie Ihre Besuchsabläufe nicht nur optimieren, sondern auch Ihre Sicherheitsvorkehrungen auf das nächste Level heben können. Dank Automatisierung, Echtzeit-Reporting und einer einfachen Bedienung profitieren unsere Kunden von einer erheblichen Zeitersparnis und einer besseren Übersicht. Ob bei der Voranmeldung, der Sicherheitsunterweisung oder im Notfall – Flexus sorgt dafür, dass der gesamte Prozess reibungslos abläuft. Die individuell anpassbaren Sicherheitsanforderungen machen das Besuchermanagement von Flexus zur idealen Lösung für jedes Unternehmen, das Wert auf Effizienz und Sicherheit legt.
Haben Sie Interesse an einer maßgeschneiderten Lösung für Ihr Besuchermanagement? Wir beraten Sie gerne – sprechen Sie uns an!