Optimierte Fremddienstleisterverwaltung in der Instandhaltung

Wie Sie externe Leistungen sauber in Ihre SAP‑Instandhaltungsprozesse integrieren

Ob Wartung, Prüfung oder Spezialreparatur – externe Dienstleister spielen in der Instandhaltung eine immer größere Rolle. Gleichzeitig erleben wir in vielen Projekten dasselbe Bild: Während interne Tätigkeiten sauber in SAP geplant, eingeplant und rückgemeldet werden, laufen externe Leistungen oft „nebenher“.

Excel-Listen, E-Mails, Wareneingänge als Ersatz für Rückmeldungen – und am Ende fehlt der Gesamtüberblick. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie externe Dienstleister effizient in Ihre SAP-Prozesse integrieren können – ohne Medienbrüche, mit klaren Verantwortlichkeiten und vollständiger Transparenz über alle Instandhaltungsaktivitäten.

Welche Möglichkeiten bietet SAP standardmäßig?

SAP stellt grundsätzlich mehrere Wege bereit, um interne und externe Tätigkeiten in der Instandhaltung zu trennen:

• Externe Vorgänge im Instandhaltungsauftrag, gekennzeichnet über einen Steuerschlüssel:
  Die Beauftragung erfolgt über BANF (Bestell- bzw. Bedarfsanforderung) und Bestellung, die Leistung wird über den Wareneingang bestätigt.
  
  
• Fremdarbeitsplätze: Sinnvoll, wenn Dienstleister dauerhaft im Unternehmen tätig sind.
  Die Bearbeitung unterscheidet sich kaum von internen Arbeitsplätzen – lediglich die Kostenstelle verweist auf die Fremdfirma. Externe Mitarbeiter können eingeplant werden und sogar Rückmeldungen selbst durchführen.

In der Theorie klingt das gut. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild.

Realität im Projektalltag: Externe arbeiten – aber außerhalb der Prozesse

Viele Unternehmen scheuen sich verständlicherweise davor, Fremdfirmen direkten Systemzugang zu geben. Die Folge:

• Planung der Fremdfirmen erfolgt außerhalb von SAP PM
• Rückmeldungen erfolgen nicht über Zeitrückmeldung, sondern ausschließlich über den Wareneingang
• Interne und externe Prozesse unterscheiden sich deutlich
• Der Überblick geht verloren

Gerade für Instandhaltungsleiter und Disponenten ist das problematisch: Wer ist wann im Haus? Welche Aufträge sind extern vergeben? Wer hat den Dienstleister eingeplant?

Einheitliche Planung mit Flexus – intern und extern

Genau hier setzt die Flexus-Lösung an: Sie ermöglicht es Instandhaltern, externe Dienstleister innerhalb der gewohnten Flexus-Apps zu planen und rückzumelden, ohne den Standardprozess zu verbiegen.

• einen internen Prüfvorgang
• einen externen Vorgang für einen Lieferanten

Das Unterscheidungsmerkmal ist – wie im SAP-Standard – der Steuerschlüssel.

• Eine BANF wurde angelegt
• Die Bestellung wurde bereits durch den Einkauf ausgelöst

Fremdfirmen einplanen – wie interne Mitarbeiter

Öffnen wir den Auftrag im Einplanungscockpit, werden auch die Daten aus BANF und Bestellung für den externen Dienstleistungsvorgang angezeigt.

Jetzt der entscheidende Punkt:
Wir planen beide Vorgänge per Drag & Drop auf einen internen Benutzer (z. B. den verantwortlichen Instandhalter Armin) ein – auch den externen Vorgang.

„Warum plane ich einen externen Vorgang ein, den ich gar nicht selbst ausführe?“ Eine berechtigte Frage – und genau hier liegt der Mehrwert.

Verantwortung sichtbar machen

• wir beauftragen ihn
• wir koordinieren Termine
• wir prüfen Dokumentationen
• wir sind verantwortlich für das Ergebnis

• sehen alle Kollegen, dass eine Fremdfirma eingeplant ist
• ist klar erkennbar, wer die Verantwortung trägt
• haben wir interne und externe Tätigkeiten in einer gemeinsamen Sicht

Über einen einfachen Filter auf den Steuerschlüssel lässt sich jederzeit zwischen internen und externen Vorgängen wechseln – besonders hilfreich, wenn mehrere Fremdfirmen parallel im Haus sind.

Zeitrückmeldung und Wareneingang – in einer App

Nach Durchführung der Arbeiten wählen wir die Vorgänge für die Rückmeldung aus – inklusive des externen Vorgangs – und springen ganz einfach in die Flexus-Rückmeldung.

Für interne Tätigkeiten werden wie gewohnt Arbeitszeiten rückgemeldet

Für den externen Vorgang erfolgt keine Zeitbuchung, sondern direkt der Wareneingang zur Bestellung innerhalb der Rückmeldungs-App

Die benötigten Bestellpositionen werden markiert und gebucht – ohne App-Wechsel, ohne Medienbruch.

Fazit

Mit einer integrierten Planung und Rückmeldung von Fremddienstleistern:

Wenn Sie vor ähnlichen Herausforderungen in der Instandhaltung stehen oder Ihre Fremddienstleister besser in Ihre SAP-Prozesse integrieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, wie das praxisnah und ohne unnötige Komplexität funktioniert.