Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und uns stetig weiterzuentwickeln, prüfen wir regelmäßig, welche Themen wir uns als Flexus AG – und in diesem Fall als EWM-Beraterteam – ansehen sollten. Damit helfen wir nicht nur uns und unseren internen Prozessen, sondern können auch echte Mehrwerte für unsere Kunden erzielen.
Ein Thema, das wir in den vergangenen Wochen begonnen haben, unter die Lupe zu nehmen, ist nicht unbedingt neu – aber wir sehen für uns neue Potenziale. Es geht um die Best Practices der SAP. In unserem vorherigen Beitrag haben wir bereits genauer erklärt, was die Best Practices sind. Nun möchten wir in diesem Folgebeitrag beschreiben, welche der Prozesse wir uns ansehen und mit welchem Ziel. Unser Fokus liegt dabei auf den Best Practices im EWM-Umfeld.
Um uns in diese Best Practice Prozesse einzuarbeiten, hat zunächst unser TECH-Team einen neuen Mandanten auf unserem System eingerichtet und die nötigen Vorarbeiten getroffen. Hier mussten verschiedene Daten eingespielt und eingestellt werden – rein technische Vorbereitungen. Danach konnten wir im EWM-Team mit dem Test der für uns relevanten Prozesse beginnen. Gestartet haben wir mit den Grundlagen: Dafür haben wir einen Wareneingang sowie den Warenausgang nach der zugehörigen Prozess-Dokumentation gebucht. SAP hat für beide Prozesse noch Erweiterungen mit z. B. Chargen oder zusätzlichen Schritten (Versand-Cockpit, Verladung, …) definiert. Insgesamt haben wir elf EWM-Prozesse und weitere sechs Prozesse im Lager-Umfeld identifiziert. Unser Ziel ist es, ein Gespür für die Best Practices zu entwickeln und diese genau zu analysieren, um schließlich einschätzen zu können, welche Kunden in welcher Form von den Best Practices profitieren können. Von der SAP sind die Prozesse hochgelobt, aber halten sie auch unseren Standards stand?
SAP Best Practices im EWM-Umfeld
Zunächst aber nochmal eine kurze Beschreibung, was die SAP Best Practices sind. Hier liefert SAP vordefinierte, integrierte und praxiserprobte Geschäftsprozesse, die für SAP S/4HANA kontinuierlich optimiert werden. Sie dienen als bewährte Standards, um zentrale Abläufe – z. B. in der Logistik mit EWM – besonders effizient und zuverlässig abzubilden. Im Mittelpunkt steht dabei immer die Frage nach dem besten Weg, einen Geschäftsprozess in SAP umzusetzen. Wesentliche Bausteine der SAP Best Practices sind sogenannte Scope Items – einzelne, aktivierbare Prozesspakete, die sich gezielt an die eigenen Anforderungen anpassen lassen. Auf der Seite des SAP Signavio Process Navigators können die Prozesse als Ganzes eingesehen bzw. spezifische Prozesse gesucht werden. Mehr zu den Best Practices.
Diese EWM-Prozesse spielen wir aktuell auf unseren Systemen durch, testen und analysieren sie umfassend. Doch mit welchem Ziel?
Welche Chancen sehen wir in den Best Practices?
Wie bereits beschrieben, wollen wir stets auf dem Laufenden bleiben und für uns und unsere Kunden verschiedene Möglichkeiten und Potenziale ausschöpfen. Bisher haben wir EWM-Prozesse immer von Grund auf eingestellt – ganz nach eigenen Vorstellungen bzw. den Kundenwünschen. Jeden kleinsten Schritt der Prozesse haben wir im Griff und wissen, wie er anzupassen ist – wir wissen aber auch, wie viel Aufwand das sein kann!
Eine Möglichkeit, relativ schnell auf einen grundlegenden Stand mit verschiedenen voreingestellten Prozessen zu kommen, sind die SAP Best Practices. Nach den technischen Einstellungen und der Grundkonfiguration besteht ein System, in welchem direkt verschiedene Basisprozesse durchgebucht werden können, wie sie von der SAP selbst konzipiert wurden. Erstmal ganz ohne weiteren Customizing-Aufwand.
Die SAP Best Practices gibt es bereits länger, sie waren für uns bisher jedoch meist uninteressant, da wir unsere eigenen Prozesse bereits eingerichtet und am Laufen hatten und diese jederzeit flexibel anpassen konnten – warum sollten wir uns hier an fest definierte, vorgegebene Prozesse halten? Interessant wird dies aber mit dem neuen Ziel, SAP EWM bei Kunden noch schneller einführen zu können. Denn wir können diese nutzen, um unseren Kunden mit wenig Zeitaufwand ein bereits voll funktionales EWM-System auszuliefern.
Um auch hier beste Qualität zu liefern, sind wir aktuell dabei, die Best Practice Prozesse gegen unsere höchsten Standards zu prüfen: Funktioniert alles direkt nach Auslieferung? Sind die Dokumentationen ausreichend und sinnvoll? Welche Prozesse sind abgedeckt und welche nicht? Welche Anpassungen müssen zusätzlich durchgeführt werden? So können wir unsere Kunden bestens beraten, wenn sie diese Option nutzen möchten.
Nebenbei lernen wir die Sicht der SAP auf die EWM-Prozesse nochmal besser kennen und buchen ausschließlich im SAP-Standard. Wenn uns hier relevante Punkte auffallen, die wir bisher in unserer eigenen SAP-Standard-ergänzenden Lösung nicht oder nicht ausreichend abgedeckt haben, dann nehmen wir diese direkt in unseren Backlog auf.
Aber welche Prozesse nehmen wir hierbei nun genauer unter die Lupe und wie gehen wir dabei vor?
Die Best Practices im EWM-Umfeld
Im SAP Signavio Process Navigator sind die einzelnen Prozesspakete, die sogenannten Scopes zu finden. Die Scopes sind einzelne Prozesse, die durchgebucht werden können, und haben neben ihrer Bezeichnung eine dreistellige Kennzahl. Nicht alle Prozesse können direkt durchgespielt werden – die mit einem Preisschild markierten z. B. erfordern zusätzliche Lizenzen. Im Folgenden ein Ausschnitt der Prozesse, welche für das Warehousing relevant sind:
Folgende elf Prozesse betreffen das SAP EWM Modul damit direkt (alle Prozesse mit der führenden 1):
- Grundlegende Lagereingangsverarbeitung von Lieferanten
- Lagereingangsverarbeitung von Lieferanten mit Chargenverwaltung
- Grundlegende Lagereingangsverarbeitung von Lieferanten mit QM
- Grundlegende Verarbeitung von Lagerausgängen an Kunde
- Chargenverwaltung in der Ausgangsverarbeitung
- Erweiterte Verarbeitung von Lagerausgängen an Kunde
- Inventur im Lager
- Inventur – Cycle-Counting
- Produktionsintegration – Komponentenverbrauch und Eingang im Lager
- Verschrottung im Lager
- Nachschub für Lager
Um diese jedoch nutzen zu können, sind auch die folgenden sechs Prozesse wichtig:
- Direktbeschaffung mit Anlieferung
- Verkauf ab Lager
- Qualitätsmanagement in der Beschaffung
- Inventur – Inventurzählung und Bestandskorrektur
- Chargenverwaltung
- Bestandsführung (Core)
Diese Prozesse sind bei uns aktuell in der Probe. Und welchen Eindruck haben wir bisher?
Unsere Erfahrungen im Test
Voreingestellte Prozesse, ausführliche Dokumentationen und ein System, für welches kein Customizing mehr vorgenommen werden muss und alles funktioniert? Hört sich sehr verlockend an! Doch ist es das auch? Genau das prüfen wir aktuell im laufenden internen Projekt mit mehreren EWM-Beratern. Diese spielen die Prozesse wie in den Testskripts angedacht durch und bewerten und analysieren, wie gut das Ganze funktioniert. Das Ergebnis:
Folgende Punkte sind aus unserer Sicht gut umgesetzt und hilfreich:
- Nötige Stammdaten sind vorhanden und gut dokumentiert
- Initialer Bestand kann einfach hochgeladen und danach mit den Tests begonnen werden
- Grundlegende Prozesse sind vorhanden und können durchgebucht werden
- Testskripte sind sehr detailliert und geben hilfreiche Zusatzinfos
Aber folgende Aspekte sind aus unserer Sicht verbesserungswürdig bzw. hier befinden sich aus unserer Sicht die Grenzen der Best Practice Prozesse:
- Es haben sich viele kleine Fehler in die Skripte eingeschlichen, sodass hier häufig trotzdem EWM-Wissen vorhanden sein muss, um diese zu finden und zu lösen. Ein paar Beispiele:
- Lagertyp war falsch angegeben (Schreibfehler)
- Kleine, aber wichtige Schritte waren nicht dokumentiert.
- Apps, die aufgerufen werden sollten, waren im Skript teils falsch benannt/übersetzt und waren daher nicht ganz leicht zu finden.
- Manche Prozesse liefen nicht 100% clean, so zog z. B. eine Welle, wo laut Skript die Lageraufgabe eigentlich manuell angelegt werden sollte.
- Speziellere Prozesse (z. B. Cross Docking, Pick-by-Cart, etc.) sind nicht vorhanden und müssen entsprechend erst zusätzlich eingestellt werden.
- Demoprozesse an sich sind spezifisch, sodass sie natürlich nicht auf jedes Unternehmen passen und dementsprechend überarbeitet werden müssen, sollte man die Best Practices als „Vorlage“ verwenden.
Fazit
Schlussendlich sind die Best Practices aus unserer Sicht eine gute Möglichkeit, schnell und einfach SAP EWM Prozesse zum Laufen zu bekommen, weshalb wir diese in Zukunft unseren Kunden anbieten möchten. Indem wir die Prozesse bei uns eingerichtet und bald fertig getestet haben, kann sich der Kunde, wenn er möchte, bereits zuvor ein Bild über diese verschaffen. Die Best Practices bieten damit eine gute Möglichkeit ein Testsystem schnell aufzubauen.
Als weiteren Schritt werden wir nun unsere FlexMobile Apps auf dem Best Practice Mandanten ausliefern und integrieren. Dann werden wir testen, wie gut diese direkt in den noch unberührten Best Practice Prozessen verwendet werden können. Da wir uns mit unseren Apps stark an den Standard halten, werden wir die Prozesse wie bisher ausführen können, nur eben einfacher und intuitiver.
Über die kommenden Wochen wollen wir so die Kombination aus den Best Practice Prozessen und unseren Apps herausarbeiten und analysieren. Sollte sich das Konzept als sinnvoll herausstellen, dann wird es Teil unserer neuen „Flexus EWM Smartlaunch“-Strategie, die unseren Kunden einen noch schnelleren Start ins EWM ermöglichen soll.
Über die kommenden Monate werden wir unsere komplett-umfängliche Analyse fertigstellen und die entsprechenden Schlüsse für uns daraus ziehen. Dabei haben wir nun auch Unterstützung erhalten: Ein neuer Kollege schreibt an der THWS (Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt) seine Bachelorarbeit in Zusammenarbeit mit der Flexus. Im Mittelpunkt stehen dabei genau die SAP Best Practices im EWM-Umfeld bei Implementierungsprojekten und er wird bis Februar 2026 das Umfeld genau beleuchten und wissenschaftlich fundierte Ergebnisse erheben. Wir verbleiben gespannt und freuen uns auf Erkenntnisse, die einen echten Mehrwert für uns und unsere Kunden generieren!
Sie sind auch gespannt auf die Ergebnisse? Dann schauen Sie regelmäßig in unserem Blog vorbei!