Was bedeutet SAP Dokumentenmanagement?
Das SAP Dokumentenmanagement, auch SAP DMS genannt, ist ein Modul innerhalb der SAP-Software-Suite. Es dient dazu, elektronische Dokumente und Dateien in einem integrierten System zu organisieren, zu verwalten und bereitzustellen. Somit können Sie Ihre Geschäftsdokumente effizienter speichern und verfolgen.
Das Hauptziel des Moduls ist es, die Effizienz der Dokumentenverwaltung zu steigern, die Zusammenarbeit team- und abteilungsübergreifend zu erleichtern und die Nachverfolgung von Änderungen zu ermöglichen. Das SAP Dokumentenmanagement trägt somit zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse bei, unterstützt Sie bei der Einhaltung von Richtlinien und reduziert Papierdokumente.
Funktionen und Merkmale von SAP DMS
- Dokumentenspeicherung und -verwaltung: Administration leicht gemacht! Das Modul ermöglicht Ihnen eine zentrale Speicherung von Dokumenten wie Zeichnungen, Verträge, Handbücher und technische Dokumentationen. Dabei gibt es die Möglichkeit, die Dokumente in einer hierarchischen Struktur zu organisieren.
- Zeitplanung und Fristeinhaltung: Die Aufgabe, die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente einzuhalten, ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Mit SAP DMS können für jedes Dokument Sperr- und Löschfristen festgelegt werden. Dies kann automatisch, regelbasiert oder individuell für spezifische Dokumente erfolgen.
- Dokumentenfreigabe und Genehmigungsworkflow: Problemlose Genehmigung und Freigabe von Dokumenten! Durch SAP DMS ist es möglich, Workflows für Freigabe und Genehmigung von Dokumenten einzurichten. Zudem können nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen oder Änderungen vornehmen.
- Dokumentensuche und Zugriff: Kein müheloses Suchen nach Dokumenten mehr! Durch die leistungsfähigen Suchfunktionen des SAP Dokumentenmanagements kann der Benutzer Dokumente schnell anhand von Attributen wie Namen, Beschreibungen oder Metadaten finden. Die Zugangsberichtigung kann hierbei eingeschränkt werden.
- Integrierte Verknüpfungen: Dokumente lassen sich nahtlos in andere SAP-Module integrieren, was die Möglichkeit schafft, relevante Dokumente direkt in Geschäftsprozessen anzuzeigen. Das kann zum Beispiel in Verkaufsaufträgen oder Wartungsaufträgen geschehen.
- Papierlose Dokumentenübermittlung: SAP DMS ermöglicht Ihnen die papierlose Dokumentenübermittlung, bei der Dokumente digital erfasst, gespeichert und verwaltet werden können. Dies erleichtert eine effiziente Dokumentenhandhabung und reduziert den Papierverbrauch.
- Yard Integration: Dokumente lassen sich scannen und im Anhang an das SAP-Objekt ablegen. Außerdem können erfasste Daten und Zustände inklusive Unterschriften und Bildern im Anhang abgelegt werden.
Fazit
Das SAP Dokumentenmanagement ist vor allem in Branchen nützlich, die mit umfangreicher Dokumentation und Compliance-Anforderungen konfrontiert sind, wie zum Beispiel in der Fertigungsindustrie, im Ingenieurwesen, in der Pharmazie und im Gesundheitsweisen. Das Modul vereinfacht das Verfolgen von Dokumenten, fördert die Zusammenarbeit und erleichtert den Zugriff auf relevante Informationen, was zu einer effizienteren Geschäftsführung führt. Das Dokumentenmanagement im Yard Management bezieht sich auf die Verwaltung und Organisation von Dokumenten im Zusammenhang mit dem Yard Management Prozess.