Die Inventur ist ein entscheidender Prozess in Unternehmen, bei dem Bestände physisch erfasst und mit den Buchwerten abgeglichen werden. Sie dient nicht nur der Kontrolle des Lagerbestands, sondern ist auch eine gesetzliche Pflicht zur Sicherstellung korrekter Buchführung. In modernen Unternehmen wird die Inventur häufig mit digitalen Lösungen durchgeführt, um Fehler zu minimieren und Prozesse zu beschleunigen. Auch in SAP wird die Inventur unterstützt, sie stellt viele Unternehmen jedoch weiterhin vor Herausforderungen, insbesondere bei der Durchführung im Lager.
Aus diesem Grund haben wir als Erweiterung zum SAP Standard unsere Flexus Inventur-App entwickelt, welche Ihnen und Ihren Mitarbeitenden dabei hilft, den Prozess effizienter und einfacher durchzuführen.
Aus diesem Grund haben wir als Erweiterung zum SAP Standard unsere Flexus Inventur-App entwickelt, welche Ihnen und Ihren Mitarbeitenden dabei hilft, den Prozess effizienter und einfacher durchzuführen.
Die Inventur mit SAP EWM
Im vergangenen Beitrag „SAP EWM Inventur – Ablauf und Arten von Inventuren“ haben wir bereits einige Punkte der Inventur mit SAP beleuchtet. Hier erklärt Roland Fakesch, welche Inventurverfahren es gibt und wie eine Inventur grundlegend und schließlich im SAP Standard abläuft. Er schneidet auch bereits kurz unsere eigene Flexus Inventur-Lösung an. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen diese App detailliert vor und erläutern, wie der Ablauf gestaltet ist und welche Vorteile sich für Sie ergeben. Lassen Sie sich – wie bereits viele Kunden zuvor – von unserer Inventur-App überzeugen!
Die Oberfläche und Bedienung
Der Einstieg in die App kann über drei verschiedene Belege erfolgen: Über den Lagerauftrag (in diesem werden EWM Inventurbelege zusammengefasst), den einzelnen Inventurbeleg oder über einen konkreten Lagerplatz. Am Ende findet die Anwendung immer den (zugehörigen) Inventurbeleg, der dann abgearbeitet werden kann.
Ist ein Inventurbeleg noch inaktiv, kann dieser (wenn gewünscht) über die App auch aktiviert und dann gezählt werden.
Über Angabe eines Lagerplatzes, welchem noch kein Inventurbeleg zugeordnet wurde, ist es zudem möglich, einen Ad-Hoc-Inventurbeleg anzulegen. Diesen Weg gehen wir in unserem folgenden Beispiel mit dem Lagerplatz 0030-A-03-01. Das zugehörige Pop-Up ist im folgenden Screen links zu sehen.
Soll die Zählung innerhalb des Lagerplatzes produktbezogen erfolgen, kann noch ein Produkt ergänzt werden. In unserem Fall bleibt der Grund eine „ungeplante Inventur“ ohne Sperre und wir legen somit den Beleg an. Im folgenden Screen rechts werden dann alle zu zählenden Positionen (in diesem Fall sechs Handling Units (HUs) auf dem Lagerplatz) innerhalb des erstellten Belegs angezeigt. Nun kann die Abarbeitung beginnen.
Über Angabe eines Lagerplatzes, welchem noch kein Inventurbeleg zugeordnet wurde, ist es zudem möglich, einen Ad-Hoc-Inventurbeleg anzulegen. Diesen Weg gehen wir in unserem folgenden Beispiel mit dem Lagerplatz 0030-A-03-01. Das zugehörige Pop-Up ist im folgenden Screen links zu sehen.
Soll die Zählung innerhalb des Lagerplatzes produktbezogen erfolgen, kann noch ein Produkt ergänzt werden. In unserem Fall bleibt der Grund eine „ungeplante Inventur“ ohne Sperre und wir legen somit den Beleg an. Im folgenden Screen rechts werden dann alle zu zählenden Positionen (in diesem Fall sechs Handling Units (HUs) auf dem Lagerplatz) innerhalb des erstellten Belegs angezeigt. Nun kann die Abarbeitung beginnen.
Bei Auswahl einer HU wird in die nächste Ebene gesprungen. Hier können entsprechend die Produkte bzw. Unter-HUs angezeigt werden, die in der HU enthalten sind. So kann hierarchisch bis zum zu zählenden Produkt navigiert werden. Dort sieht die Zähl-Maske dann folgendermaßen aus: Neben verschiedenen Infos zur HU muss der User die gezählte Menge eingeben (hier 2 Stück) und kann danach auf „Zählen“ klicken. Damit ist das eine Produkt der HU gezählt. Nun werden mögliche weitere Positionen auf derselben Ebene angezeigt. Sind hier alle gezählt, kann mit „Fertig“ wieder eine Ebene höher gesprungen werden, in unserem Fall wieder auf Lagerplatzebene. Über den Fortschrittsbalken ist jeweils erkennbar, wie viel gezählt wurde.
Ist es direkt ersichtlich, dass eine HU vollständig ist, kann dies über den Schieberegler in der Übersicht schnell und einfach vermerkt werden (siehe rechts).
Ist es direkt ersichtlich, dass eine HU vollständig ist, kann dies über den Schieberegler in der Übersicht schnell und einfach vermerkt werden (siehe rechts).
Auf diese Weise können alle HUs/Produkte auf dem Lagerplatz gezählt und der gezählte Beleg anschließend gesichert werden. Sollte eine vom Systembestand abweichende Menge eingegeben werden, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie damit verfahren wird – je nach Ihren individuellen Wünschen.
Neben diesen Standard-Funktionen der Zählung bietet unsere App noch drei weitere Buttons an:
Mit diesen können die Positionen gefiltert werden (und gezählte ausgeblendet werden) und neue HUs oder Produkte auf der jeweiligen Ebene angelegt werden, sollten diese im Lager existieren, aber nicht in der Liste auftauchen.
Nachdem alle Positionen gezählt wurden, können die Zählungen gespeichert werden. Zusätzlich bietet unsere App einen geführten Abschluss. Hier kann der Inventurbeleg mit den erfassten Daten nochmal angesehen werden. Schließlich müssen Zähler*in und Erfasser*n unterschreiben und somit die Zählung bestätigen. Die papierlose Inventur mit digitaler Archivierung wird hier zur leichten Realität!
Das dadurch entstandene PDF-Dokument mit allen gezählten Positionen sowie den erfassten Unterschriften wird anschließend an den Inventurbeleg im SAP System gehängt und kann dort jederzeit abgerufen werden.
Die verschiedenen Versionen
Wir bei der Flexus AG legen großen Wert auf intuitive, benutzerfreundliche Apps, die sich an verschiedene Displaygrößen anpassen. Bei der Inventur wird meist mit mobilen Geräten mit kleineren Displays gearbeitet. Unsere App passt sich auch hier responsiv an, sodass Sie die Inventur mit dem Gerät Ihrer Wahl durchführen können! Hier im Beispiel links der Scanner wie bisher gezeigt und rechts derselbe Screen am Tablet:
Doch bei der Inventur-App haben wir nicht nur auf die Displaygröße geachtet, sondern auch auf die beiden häufigsten Vorgehensweisen: Je nach Gerät und Nutzerbelieben kann die Inventur Scan- oder Touch-basiert durchgeführt werden. Die Auswahl einer zu zählenden HU auf einem Lagerplatz (wie in den beiden oben gezeigten Screenshots) erfolgt entweder durch Anklicken und Aufrufen in der Liste oder direkt durch den Scan der HU.
Der SAP Standard im Vergleich
Der SAP EWM Standard bietet je nach Prozess verschiedene Transaktionen rund um die Inventur an, darunter auch die Anlage von Inventurbelegen und die konkrete Durchführung der Zählungen. Viele der Transaktionen bleiben auch mit unserer App relevant, so werden z. B. Differenzen über den Difference Analyzer ausgebucht oder Inventurbelege (außer Ad-Hoc) über den Standard angelegt, denn die Flexus-App hat ihre Anwendung primär in der Durchführung der Inventur.
Die mobile Abarbeitung der Inventurbelege im RFUI findet sich entlang des Pfades „05 Interner Prozess > 01 Inventurzählung“ mit verschiedenen Möglichkeiten (siehe im nachfolgenden Bild links). Rechts der Screen zur Zählung des Rohstoffs RFL-001 auf dem Lagerplatz 0010-B-21-1 im Vergleich zu unserer Oberfläche.
Die mobile Abarbeitung der Inventurbelege im RFUI findet sich entlang des Pfades „05 Interner Prozess > 01 Inventurzählung“ mit verschiedenen Möglichkeiten (siehe im nachfolgenden Bild links). Rechts der Screen zur Zählung des Rohstoffs RFL-001 auf dem Lagerplatz 0010-B-21-1 im Vergleich zu unserer Oberfläche.
Die Vorteile auf einen Blick
Wie im Verlauf des Beitrags bereits erkenntlich wurde, bietet unsere App durch ihre Funktionen und ihren Aufbau viele Vorteile. Hier sind sie nochmal auf einen Blick zusammengefasst:
Grundlegende Vorteile aufgrund der Oberfläche:
- Übersichtliche und intuitive Oberfläche führt zu schnelleren Zählungen
- Auch auf mobile Geräte optimiert
- Effizienter und sicherer Ablauf
- Digitale Archivierung
Konkrete Vorteile im Prozessablauf:
- Einstieg über verschiedene Belege oder die Suchhilfe
- Zählung online und nicht papierbasiert
- Lagerplatz- und produktbezogen möglich
- Zählen und Aktivieren von Inventurbelegen
- Chargenpflichtige und serialisierte Produkte werden unterstützt
- Erfassung zusätzlicher Produkte und Nullzählung möglich
- Anlage von Ad-hoc Inventurbelegen
- Touch- oder scanbasiert je nach präferiertem Bedienkonzept
- Wertehilfen für Eingabefelder
- Geführter Abschluss mit Erstellung und Archivierung einer Zählliste inkl. Unterschrift
Fazit
Mit unserer Flexus App für die Inventur konnten wir den Prozess bereits bei vielen Kunden effizienter und einfacher gestalten sowie den kompletten Ablauf sicherer abwickeln. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung basierend auf dem Feedback unserer Kunden bieten wir entscheidende Mehrwerte und optimieren den gesamten Prozess nachhaltig.
Wenn Sie mehr über unsere App für die Inventur oder unsere weiteren Apps erfahren möchten, schauen Sie auf unserer Homepage vorbei oder kontaktieren Sie uns auch gerne direkt für zusätzliche Fragen oder eine erste Live-Demonstration der Anwendungen. Gehen Sie jetzt die ersten Schritte in Richtung einer effizienten, einfachen und sicheren Inventur in Ihrem Lager!
Wenn Sie mehr über unsere App für die Inventur oder unsere weiteren Apps erfahren möchten, schauen Sie auf unserer Homepage vorbei oder kontaktieren Sie uns auch gerne direkt für zusätzliche Fragen oder eine erste Live-Demonstration der Anwendungen. Gehen Sie jetzt die ersten Schritte in Richtung einer effizienten, einfachen und sicheren Inventur in Ihrem Lager!